Faire le constat des manques ou problèmes
En premier lieu, il est nécessaire de dresser un constat global de la situation que vous souhaitez améliorer. Ce constat va rassembler les problèmes, manques… identifiés par le service (locaux dégradés, peu fonctionnels, documents d’information obsolètes ou absents…) , par les instances de tutelle lors de la certification (problèmes de coordination, absence de protocole…) ou encore par les familles (manque de lits d’accompagnants, douleur insuffisamment soulagée pour certains soins…)
Définir les objectifs
En fonction des constats, vous pouvez définir les objectifs de votre projet d'humanisation des soins. Voici quelques exemples de formulations à compléter, à adapter et à affiner en fonction des priorités retenues :
Pour un projet sur la prise en charge de la douleur
- Mieux prévenir, évaluer et soulager la douleur des enfants.
- Promouvoir l’utilisation des moyens non médicamenteux (distraction, hypnose, information par le jeu) en complément des moyens antalgiques déjà mis en place.
- Évaluer, la pertinence de…, la satisfaction de…
- Faciliter l’utilisation de… par …
- Améliorer la traçabilité de l’évaluation de la douleur dans les dossiers de soins conformément au critère 12a, pratique exigible prioritaire (PEP) du manuel de certification des établissements de santé (V2010 révisée en 2011).
Pour un projet sur l’information
- Informer les enfants et leurs parents sur le fonctionnement du service de façon adaptée.
- Mettre à disposition des équipes soignantes un support attractif et pédagogique pour les aider à préparer et à accompagner les familles dont l’enfant doit avoir un examen, un soin…
- Transmettre des messages de prévention en santé publique.
Pour un projet sur la communication, l’accueil des familles, les droits des usagers
- Améliorer la communication entre…, favoriser le partenariat entre…
- Proposer un cadre respectueux des droits et des besoins des enfants et de leurs parents hospitalisés dans le service…
- Favoriser le dialogue et la confiance entre enfants, parents et soignants…
- Préserver l’intimité…
Pour un projet de décoration et d’aménagement
- Proposer un cadre agréable et fonctionnel : décorer les lieux, améliorer la gestion des arrivées et de l'attente, assurer le respect de la confidentialité...
- Informer pour dédramatiser : expliquer le fonctionnement du service, présenter le personnel qui y travaille, expliquer les différents examens ou soins prévus.
- Distraire en salle d’attente pour faire patienter et diminuer l'appréhension (une priorité en pédiatrie si les enfants risquent d'attendre longtemps) et en salle de soins ou d’examens pour limiter la sensation douloureuse.
Définir les actions
En fonction des objectifs que vous aurez déterminés, vous pouvez définir les actions que vous souhaitez mettre en place.
Des actions ciblées et ponctuelles
Par exemple :
- acheter des jouets pour distraire les enfants en salle d’attente, dans les chambres, dans les postes de soins, au bloc opératoire,
- acheter du matériel audiovisuel ou informatique (tablettes, ordinateur, logiciel),
- suivre une formation (l’accueil de la fratrie en réanimation néonatale, le peau à peau, l’hypnonalgésie et la distraction…) si vous n’arrivez pas à l’obtenir par le bais du service formation,
- acheter des guides et fiches pratiques pour informer les familles, à donner sur place en consultation ou en hospitalisation (vie quotidienne avec un plâtre, préparation à l'anesthésie...), ou à envoyer à domicile avant un soin programmé (IRM, cystographie, fibroscopie digestive, injections de toxine botulique…),
- acheter des lits d’appoints pour les parents.
Des actions inscrites dans la durée, de façon plus globale
Vous pouvez alors combiner plusieurs actions : formation continue, investissement, achat de matériel, appel à un prestataire en interne ou en externe (réalisateur, photographe, illustrateur, décorateur…). Par exemple :
Améliorer l’évaluation de la douleur
- réaliser un audit,
- organiser une formation en intra sur ce sujet,
- s’inscrire aux journées annuelles de Pédiadol : La douleur de l’enfant : quelles réponses ?,
- acheter des réglettes d’auto-évaluation et de supports d’information pour les familles sur ce sujet pour couvrir les besoins sur plusieurs années.
Mieux informer les familles sur les soins et le fonctionnement du service
- réaliser un trombinoscope de l’équipe,
- réaliser un livret d’accueil illustré en collaboration avec le service de communication de l’hôpital,
- suivre une formation sur l’information par le jeu,
- acheter des posters d’information,
- acheter des poupées médicalisées.
Convaincre votre hiérarchie et les éventuels partenaires
Votre projet d'humanisation des soins aura plus de chance d’obtenir l’aval de votre hiérarchie et le soutien de partenaires s'il contient les éléments suivants :
Vous justifiez les manques ou problèmes constatés sur la base d’une enquête ou d’un audit réalisé dans le service (voir aussi, de témoignages ou de plaintes émanant d’usagers, ou encore de réserves ou recommandations émises par la HAS lors de la certification.
Vous faites référence à des textes officiels (circulaires, charte de l’enfant hospitalisé) à des recommandations de bonnes pratiques, à la démarche qualité de l’établissement, à l’évaluation des pratiques professionnelles…
> voir aussi la rubrique " Textes officiels "
Votre projet est pérenne et qu'il s’inscrit dans la durée (par exemple achat de matériel d’équipement, formation du personnel).
Vous prévoyez dans le projet une visibilité pour le(s) partenaire(s) : article dans le journal interne de l’hôpital et sur son site Web, communication presse auprès des médias locaux, l'annonce du soutien lors d’une conférence au sein du centre hospitalier ou à l’occasion de la journée du CLUD, la mention du soutien et du logo du partenaire grâce à un panneau à l’entrée du service, ou par des stickers apposés sur les documents illustrés distribués…
Vous valorisez et faites apparaître une participation de l’établissement (même minime), en terme d’investissements, de moyens humains ou de mise à disposition de matériel.
Vous prévoyez une évaluation du dispositif mis en place.
D’une façon générale, les partenaires soutiennent plus volontiers un projet cohérent et ambitieux qui peut avoir des retombées en terme de communication, qu’une action isolée et très ponctuelle. Certes, le budget est alors souvent plus onéreux, mais il est aussi possible de rechercher plusieurs partenaires.
Présenter votre projet
Le document écrit présentant votre projet d'humanisation doit suivre le canevas suivant pour être complet :
- le titre (par exemple : humanisation des soins dans le service de pédiatrie de l’hôpital…)
- le constat pour expliquer la situation, le contexte, les problèmes et les besoins identifiés
- la présentation de l’établissement et du service (situation, activités principales nombre de lits)
- les objectifs du projet
- la description des différentes actions envisagées
- le/les public(s) cible(s), le nombre de personnes potentiellement touchées
- les moyens mis en œuvre pour pérenniser le projet
- les actions de communication prévues autour de l’action
- le planning prévisionnel de réalisation
- le budget prévisionnel (voir chapitre suivant)
Inutile de faire un dossier trop long, quelques pages suffisent.
Toutes les annexes permettant de justifier ou de mieux comprendre le projet peuvent bien sûr être jointes, par exemple les résultats d’audit, des témoignages appuyant le bien-fondé du projet, etc.
Établir un budget
Un budget prévisionnel doit être fourni en même temps que le projet, car à défaut il serait impossible au(x) partenaire(s) sollicité(s) de se déterminer. De plus, il doit être précis pour inspirer confiance : n'hésitez pas à joindre des devis.
Voici les principaux postes qui peuvent apparaître en fonction du choix de vos actions :
Les dépenses
Achat de matériel
- Mobilier pour salle d’attente ou équipement des chambres,
- Jouets pour distraire les enfants,
> voir aussi une liste de fournisseurs
Achat de documentation
- Librairie locale, grande enseigne...
- Pour l’achat de documentation SPARADRAP, il est possible d’obtenir un devis en envoyant votre demande à diffusion@sparadrap.org.
- Il est également possible de demander des droits de reproduction de textes et/ou d’illustrations à SPARADRAP pour réaliser un document spécifique au service
> pour en savoir plus consulter notre page "Cessions d'images et de textes"
Prestataires
Ils disposent d’un statut légal et peuvent émettre une facture ou une note d’honoraires :
- organisme de formation,
- imprimeur,
- illustrateur, décorateur, photographe, réalisateur,
- entreprise d’aménagement de locaux,
- agence de communication,
- association,
Défraiements
- frais de déplacements pour aller assister à un congrès ou à une formation,
- défraiement pour la venue d’un conférencier,
- frais d’inscription à un congrès, une journée professionnelle.
Selon vos besoins, vous pouvez également rechercher des partenaires pour un soutien « en nature » : impression d’un document par l’imprimerie locale, fourniture de jouets, d’équipements, de tirages photographiques, partenariat de compétences, détachement de personnel…
Les recettes
Faites également apparaître les recettes déjà acquises, notamment les différents partenaires s'il y a un cofinancement.
Qui dépose le projet ?
Demander des fonds sous-entend qu’une entité pourra recevoir le chèque ou le virement.
Une association
L’idéal, c’est que le dossier soit déposé par une association d’intérêt général (liée ou non au service ou à l’établissement) ayant, entre autre, pour vocation l’amélioration de l’accueil du public. Cela simplifie la gestion du dossier et surtout, cela permet de proposer aux entreprises de faire un don, plutôt que de verser une subvention, afin de bénéficier d’un crédit d’impôt.
Si aucune association n’existe, le projet peut être déposé par une association d’usagers avec qui le service collabore de façon étroite.
Attention : toutes les associations ne peuvent pas produire des reçus fiscaux ouvrant droit à une réduction d’impôts pour le donateur, elles doivent répondre à certains critères.
> En savoir plus : https://www.associations.gouv.fr/une-association-peut-elle-emettre-un-recu-fiscal.html
L'établissement
Sinon l’établissement lui-même peut faire la demande. Le dossier sera sans doute un peu plus complexe à gérer du fait des contraintes de gestion financière, en particulier pour les établissements publics : obligation d’appel d’offres, etc.
Quels partenaires solliciter ?
La recherche de partenaires peut se faire au niveau national ou local.
Si vous sollicitez le soutien de plusieurs partenaires, évitez de déposer votre dossier à deux partenaires potentiellement concurrents (par exemple : deux laboratoires pharmaceutiques), et vérifiez s'ils acceptent ou non d'être co-financeurs d'un projet.
Voici les types de mécènes que vous pouvez contacter :
Les fondations ou fondations d’entreprise
Elles sont nombreuses et spécialisées sur certains thèmes (douleur, handicap, petite enfance, pathologie, maladie rares…). Elles fonctionnent souvent sur appel à projet (se renseigner sur les dates butoirs).
L'ADMICAL publie un Répertoire du mécénat d'entreprise qui recense les différentes structures (fondations, entreprises...) qui font du mécénat.
Les entreprises
- laboratoires pharmaceutiques,
- fournisseurs de matériel médical,
- groupements de pharmacies locales ou d’ambulanciers,
- imprimeurs…
Les clubs
Renseignez-vous sur l'existence d'un club dans votre ville, comme par exemple :
- le Rotary Club,
- le Lion’s Club International,
- le Kiwanis.
Les institutionnels
Le suivi administratif des dossiers est en général plus complexe et plus long.
Vous pouvez faire une demande à :
- la Municipalité,
- le Conseil général,
- le Conseil régional,
- l'Agence Régionale de Santé,
- Santé publique France.
Une fois le dossier envoyé ou déposé, n'hésitez pas à suivre son évolution et à relancer vos contacts.
Quelles sont les chances de succès ?
Il est difficile de répondre à cette question car les facteurs sont nombreux…
Les facteurs à ne pas négliger
Le montant recherché
Si le montant est inférieur à 1 000 €, vous avez toutes les chances que votre projet aboutisse.
La recherche d’un budget de 4 000 à 5 000 € auprès de 1 ou 2 partenaires locaux est tout à fait envisageable.
Pour des budgets supérieurs à 10 000 €, n’hésitez pas à vous renseigner auprès des partenaires potentiels pour connaître la fourchette du soutien qu'ils pourraient vous accorder, afin de savoir s’il est préférable de chercher d’office un cofinancement. En effet, les montants que les partenaires peuvent accorder sont très variables.
Vos contacts avec les partenaires
Si vous entretenez des contacts privilégiés avec les partenaires que vous sollicitez ou si vous pouvez vous faire recommander auprès d’eux par des personnes du service ou de votre entourage, ils seront plus sensibles à vos difficultés et à la pertinence de votre projet.
Le temps
Monter un projet, le soumettre à des partenaires potentiels, attendre leur réponse, tout cela prend du temps (parfois plus d'un an), surtout si vous n’êtes pas habitués à ces démarches. Ne vous découragez pas, tous les espoirs sont permis.
Bonne recherche !
Auteurs
Françoise Galland, directrice de l'association, Caroline Ballée, chargée de communication web, Malka Jakubowicz, chargée de communication et des partenariats.
Avec la collaboration d'Elisabeth Gravier, puéricultrice et de Catherine Holzmann, psychologue.
Dossier créé en mars 2012. Mise à jour : octobre 2018