Réaliser un livret d’accueil ou d'information

Vous avez décidé de réaliser un livret d'accueil ou d’information illustré, pour mieux communiquer avec les enfants et leur famille sur votre fonctionnement, les règles à respecter, ou encore un protocole de soins... Concrètement, comment faire ? Voici les principales étapes à suivre pour vous lancer sereinement dans l’aventure.

Etape n°1 : écrire

Classer les informations

Les classer par grands thèmes logiques pour mieux dégager les priorités : description des lieux, ressentis des émotions, déroulement des évènements, ce que l’enfant ou le parent peut faire et ne pas faire, ce qui aide, préparer la sortie, les fausses idées, des questions-réponses…

C’est la partie essentielle du travail car il s’agit de trouver la structure, le plan du document. Puis de vérifier que tout ce que l’on voudrait dire trouve bien sa place dans ce canevas, que les articulations entre les différentes informations sont logiques, fluides…

Ne pas hésiter à échanger avec les parents et les enfants pour savoir quelles sont les informations qu'ils recherchent en priorité, afin de les placer en évidence dans le document, par exemple : un numéro de téléphone pour joindre le service en cas d'urgence, les horaires de visite...

Rédiger le texte et homogénéiser le style

Commencez par rédiger le texte en suivant le plan prédéfini, tout en gardant à l’esprit le public auquel il s’adresse. Par exemple, décider de s’adresser directement à l’enfant (en utilisant le tutoiement) ou à ses parents, ou, au contraire, faire parler l’enfant...

A cette étape, chercher le titre du document peut aider à se déterminer sur le ton que l’on veut lui donner. En revanche, les questions d’illustrations et de mise en page sont à ce stade secondaires et se règlent plus facilement quand le message est clair.

Etape n°2 : mettre en page

Décider du format du document et du nombre de pages

Techniquement, il existe des formats standards et un nombre de pages type :

Les formats les plus fréquents sont A5 (15cm X 21cm) ou A4 (21cm x 29,7cm), que le document se présente au format paysage ou à l'italienne.
Pour le nombre de pages, il faut toujours penser en multiple de 4 pour pouvoir les assembler si vous voulez imprimer le document. Une feuille équivaut à 2 pages, un recto et un verso. Un document comporte donc 4, 8, 12, 16, 20, 24 pages… ou plus ! Mais attention, s’il est trop long, il peut décourager les lecteurs et les coûts de fabrication sont plus importants.

Le budget disponible aide le plus souvent à faire ces choix.

Répartir le texte

Il s'agit de répartir le texte rédigé sur l’ensemble des pages. En effet, la lecture est plus facile quand chaque notion est rassemblée sur une seule page (ou sur une double-page = 2 pages en vis à vis), un peu comme des « chapitres ». C'est aussi plus facile à illustrer.
A cette étape du travail, vous vous rendrez vite compte des « chapitres » pour lesquels vous avez beaucoup d’informations à donner et ceux pour lesquels vous en avez moins. Vous pouvez alors décider soit d’étoffer les chapitres «pauvres», soit de réduire les chapitres «riches» en retirant de l’information ou en la répartissant autrement. C’est parfois un travail compliqué car il faut faire des choix, parfois abandonner certaines idées, revenir en arrière… mais c’est une étape incontournable.

Parallèlement à ce travail de répartition du texte, vous pourrez décider de ce qu’il est nécessaire d’illustrer ou pas (par des dessins ou des photographies). Si vous prévoyez des dialogues dans les illustrations, ils peuvent apporter des informations complémentaires.

Lors de la mise en page

Très concrètement, pour faciliter la lecture :

vérifier que le texte se lit de gauche à droite et de haut en bas (même dans la lecture des bulles de dialogue s’il y en a).
Choisir une taille de caractères assez grande et prévoir des «coupes de sens» (respecter les groupes de mots qui ont un sens pour favoriser la compréhension des jeunes lecteurs, par exemple ne pas laisser en bout de ligne l’article correspondant au nom de la ligne suivante)
Éviter les césures (les coupes au milieu d’un mot au bout d’une ligne) et les mots tout seuls sur une ligne en fin de paragraphe.
Voir le guide pour une information accessible de Santé Publique France

Respecter les droits de reproduction :

Pour l’utilisation d’illustrations, de textes, de personnages de bandes dessinées… tenir compte des copyrights et demander les autorisations. Pour reproduire des photographies de familles ou du personnel hospitalier, il est nécessaire d’avoir les autorisations écrites des intéressés.
Pour l’utilisation des textes et illustrations de SPARADRAP, voir toutes les précisions

Etape n°3 : faire relire et imprimer

Faire relire la maquette

Quand une maquette est suffisamment aboutie, il est important de la faire relire par d’autres professionnels (de l’équipe ou d’autres établissements) et bien sûr par les intéressés eux-mêmes (enfants, parents, grand parents, frères et sœurs…) pour récolter remarques et propositions et vous assurer que le document est clair et compréhensible.

Le fait de solliciter des remarques ne veut pas obligatoirement dire que vous devrez en tenir compte mais cela permet de repérer d’éventuelles erreurs, des oublis, des difficultés de compréhension, et de faire des choix en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés. Prévenez les relecteurs que leurs remarques ne seront pas systématiquement retenues car il vous faudra arbitrer entre toutes les propositions, parfois contradictoires.

Faire imprimer le document

Avant tout, il est utile de décider de la quantité d’exemplaires à imprimer. Selon le budget disponible, les besoins et la nécessité de mettre à jour (ou pas) le document, prévoir un stock qui permet de donner le document aux familles pendant 1 an, 2 ans, 3 ans…

Pour l’impression, certains établissements disposent d’un service de reprographie. Sinon, les imprimeurs traditionnels disposent maintenant d’imprimantes numériques qui permettent des « petits » tirages à des prix accessibles. Il existe également des imprimeurs qui proposent, via des sites Internet, des impressions au rapport qualité-prix très intéressant.

Évaluer et actualiser le document

Évaluer la qualité de l’information grâce à un questionnaire mis à la disposition des parents, avec une boîte aux lettres pour le déposer de la façon la plus anonyme possible, ou grâce à une enquête réalisée au sein du service en cours d’hospitalisation.
Prévoir de relire régulièrement et d’actualiser les documents. Chacun fixera son rythme (tous les six mois, tous les ans), mais l’idéal serait de charger quelqu’un spécifiquement de ce travail afin de s’assurer que l’on ne remet pas des documents périmés aux familles.